5 Tips Mengatur Waktu Kerja Agar Lebih Efektif

Boros tidak hanya soal uang. Hal penting lainnya yang bisa dikaitkan dengan boros adalah waktu. Boros waktu ini bisa dibilang sesuatu yang jarang disadari. Pernah kan tiba-tiba bilang “kok sudah sore aja, padahal kerjaan belum beres”. Atau “perasaan tadi barusan mulai, kok sudah gelap aja”. Itu berarti kita, eh saya sudah tidak aware dengan waktu yang dihabiskan dalam sehari.

Apalagi bagi pekerja di kantor. Waktu sehari kadang tidak cukup untuk mengerjakan tugas. Kadang, musti lembur atau bekerja saat weekend.

Tulisan ini sebenarnya saya tujukan untuk suami. Suami saya bekerja di sebuah perusahaan event organizer. Jadwal pekerjaannya seringkali amburadul. Sering lembur, atau bekerja di akhir pekan.

Baca juga: TipsKomunikasi Dengan Pasangan

Bukan tanpa alasan. Ritme kerja EO memang tidak bisa diprediksi. Apalagi kalau deadline event sudah mendekati hari H. Malam jadi siang, siang bisa merem seharian. Selain tak bagus untuk kesehatan, bekerja semacam ini menurut saya juga mengganggu produktifitas.

Nah, ini ada beberapa artikel yang saya baca. Tentang stop wasting time at work. Saya terjemahkan bebas. Beberapa saya tambahi sesuai pengalaman.

1. Minimalisir gangguan

Media sosial bisa menjadi ‘suspect’ pertama gangguan dalam bekerja. Satu-satunya yang bisa dilakukan adalah mematikan notifikasi media sosial saat bekerja. Termasuk juga email. Bukan berarti dalam 8 jam bekerja anda tidak terhubung dengan media sosial. Tetapi, pilih waktu dimana anda harus benar-benar konsentrasi mengerjakan satu pekerjaan. Fokus disitu. Setelah selesai, barulah mulai ‘menjalin hubungan’ kembali.

2. Kerjakan hal terpenting dulu

Ini perlunya membuat catatan pekerjaan dari yang terpenting sampai yang tidak begitu urgent. Artinya, pekerjaan mana yang menawarkan manfaat lebih, bisa masuk di prioritas utama. Menetapkan prioritas pekerjaan ini butuh kejujuran pada diri sendiri. Kadang memang, banyak sekali pertimbangan untuk segera menyelesaikan pekerjaan tanpa tahu mana yang seharusnya lebih dulu dikerjakan.

Sebagai selingan, bisa juga mengerjakan hal yang paling disenangi terlebih dahulu. Ini bisa membuat semangat bekerja. Pastikan tujuannya lebih realistis. Lalu, mulailah bekerja.

3. Belajar bilang ‘tidak’

Anda bukanlah robot yang bisa mengerjakan semua pekerjaan dalam satu waktu. Di tempat kerja, pasti sudah ada pembagian divisi. Sesuai dengan tugas masih-masing. Jadi, jika pekerjaan yang ditawarkan tidak sesuai dengan job desk, bilang ‘tidak’. Semakin banyak anda menerima pekerjaan yang ditawarkan, semakin sedikit waktu untuk menyelesaikan masalah.

Baca juga: Gengsi MintaMaaf, Begini Caranya

Menjadi penting untuk mengatakan tidak. Tapi pelajari juga bagaimana cara mengatakan tidak. Jelaskan apa yang sedang anda kerjakan, dan prioritas apa yang sedang ingin anda capai. Ini bisa membantu untuk mengatakan ‘tidak’ pada pekerjaan yang diberikan.

4. Buat suasana meja kerja senyaman mungkin

Tiap orang memiliki kebiasaan yang berbeda. Ada orang yang nyaman dengan meja kerja yang berantakan. Ada juga yang merasa bersemangat dengan meja kerja yang rapi dan tertata apik. Silakan sesuaikan dengan kenyamanan masing-masing. Jika perlu beri foto keluarga atau orang tersayang. Agar kalau mau lembur, jadi mikir-mikir lagi. “Ah, enakan dirumah sama anak-anak”. Lalu, segera menyelesaikan pekerjaan di meja. Begitu kira-kira hehehe.

5. Kurangi meeting

Meeting biasanya dilakukan untuk menjaga komunikasi. Manfaatkan moment ini untuk berbagi pengumuman, bertukar pembaruan, dan mengatasi masalah yang muncul. Pastikan semua yang bekerja mendapatkan apa yang mereka butuhkan.

Meeting juga bisa sebagai ajang tukar pikiran. Apakah ada hal-hal atau cara yang mungkin lebih baik untuk menyelesaikan tugas yang ada.

Waktu ideal untuk melakukan meeting yang efektif dan efisien adalah 30 menit. Untuk memastikan semuanya berjalan sesuai tujuan bersama. Koordinasi selanjutnya bisa menggunakan wa atau media lainnya.

Semakin panjang waktu meeting, bisa terjadi seperti ini

infografis: www.atlassian.com

Itu tadi beberapa tips yang bisa digunakan agar waktu bekerja di kantor tidak terbuang sia-sia. Jika sudah terbiasa melakukan, biasanya, akan terasa lebih ringan. Eh, ini tidak hanya untuk pekerja di bidang EO saja. Bisa diterapkan untuk semua pekerja kantoran nine to five.

Nah pak, semoga bisa diterapkan ya. Selamat bekerja. Ada yang kurang?

Tulisan ini guna memenuhi minggu tema 'Boros' untuk #1mingu1cerita

Sumber bacaan:

https://medium.com/the-crossover-cast/stop-wasting-time-at-work-7-productivity-tips-to-help-you-get-it-done-d7fc8d9dc3fd

https://www.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic

https://gethppy.com/hr-infographics/wasting-time-work